MEDLEMSRAPPORTERING

Alla medlemsföreningar är enligt Svenska Tennisförbundets stadgar § 6 skyldiga att insända aktuell fullständig medlemsförteckning.

”Svenska Tennisförbundet skall föra ett officiellt register över alla föreningar och dess medlemmar. Detta register ligger till grund för röstlängder och de bidrag/avgifter, vilka baseras på medlemstal. Förening är skyldig att inom föreskriven tid och på fastställt formulär insända fullständig medlemsförteckning.”

Det fastställda formuläret är medlemsregistret i IdrottOnline. Alla Tennisklubbar ska ha sitt medlemsregister i IdrottOnline och hålla det löpande uppdaterat för Svenska Tennisförbundet att hämta uppgifter varje år i december.

Två viktiga former av statligt stöd som påverkas av uppgifterna i IdrottOnline är SF-stödet och Idrottslyftet.

SF-stödet är en viktig del i förbundets finansiering och en förutsättning för att exempelvis kunna bedriva landslagsaktiviteter, sköta seriespel och tävlingsprogram, samordna tränarutbildning, lägerverksamhet och internationella åtaganden.

Idrottslyftet-stödet går direkt till satsningar i klubb och region.

Förenklat kan man säga: ju fler medlemmar vi registrerar i IdrottOnline, desto större resurser till tennisen framöver.

Det finns andra vinster med att ha medlemmarna i IdrottOnline. Systemet utvecklas hela tiden och kan hjälpa klubben med administration och kommunikation gentemot medlemmarna. Ett exempel är att sköta närvaroregistrering för LOK-stöd via en app i en smartphone.

RAPPORTERA MEDLEMSREGISTER I IDROTTONLINE

Rapportering av medlemsregister görs årligen genom att ha ett uppdaterat register i IdrottOnline i kombination med att skicka in ett formulär till SvTF senast den 30 november.

Så här gör föreningen:
  1. Kontrollera att klubbens medlemsregister i IdrottOnline är uppdaterat och innehåller samtliga medlemmar för innevarande år.
  2. Logga in på IdrottOnline och markera Läs och ändra i rutan ”Tillåt organisationer att se och uppdatera personuppgifter under ”Administration-Inställningar” under organisation Tennis i IdrottOnline.
  3. Bekräfta att medlemsregistret är korrekt genom att fylla i formuläret som du når via länken Medlemsrapportering, direktlänk: https://form.jotformeu.com/63064790970361
  4. Ett bekräftelsemail skickas till klubben.

Tänk på att:

Medlemsregistret skall vara klart för hämtning av uppgifter senast den 30 november.

Medlemsuppgifterna hämtas av SvTF under perioden 1-4 december.

Klubb som fullföljt medlemsrapportering kan från och med den 5 december påbörja förberedelsen för medlemshantering för nästkommande år.

Om du har frågor kring rapporteringen av medlemsregistret i IdrottOnline är du välkommen att kontakta oss via e-mail medlem@tennis.se eller telefon 010-444 04 10.

SUPPORT IDROTTONLINE

Om klubben har problem med hanteringen av IdrottOnline hänvisar vi till IdrottOnlines servicecenter.

IdrottOnline är idrottens verktyg för kommunikation och administration – ett verktyg som erbjuder föreningar och förbund ett gemensamt administrativt verktyg, ett steg i arbetet att komma varandras verksamheter närmare. IdrottOnline är ett gratis och användarvänligt system för att föreningar och förbund ska kunna skapa, uppdatera och vidareutveckla sina hemsidor men också för att klubbar och föreningar lättare ska kunna administrera sin idrottsverksamhet och kommunicera med sina medlemmar. IdrottOnline innehåller funktioner för föreningar att söka medel från Riksidrottsförbundet (som LOK-stöd och Idrottslyft), för kommunikation samt för administration av utbildningar för både föreningar och förbund.

Säkerheten i systemet bygger på personnummer och föreningars organisationsnummer. Det säkerställer korrekt redovisning av utbetalda medel och redovisade studietimmar, ett krav som Riksidrottsförbundet och SISU Idrottsutbildarna måste uppfylla gentemot staten.

Läs mer om IdrottOnline och dess funktioner på www.idrottonline.se

Av Svenska Tennisförbundets (SvTF) alla klubbar är det fortfarande klubbar som ännu inte aktiverat sin IdrottOnline-sida. Innan IdrottOnline kan börja användas måste klubben själv aktivera sin IdrottOnline-sida, då det inte görs automatiskt.

Det är lätt att aktivera er förenings egna IdrottOnlinesida!

Så här gör ni:

  1. Utse en kontaktperson i er förening som blir huvudadministratör för er sida. Det är den personen som bygger upp ert medlemsregister och utformar er hemsida. Se till att medlemmarna i föreningen vet vem som har den här rollen då hjälp med inloggningsuppgifter och ändring av personuppgifter ges av huvudadministratören i föreningen.
  2. När sidan är aktiverad så får huvudadministratören ett e-postmeddelande med instruktioner om hur sidan aktiveras och administreras. Ett användarnamn och lösenord skickas i ett separat e-postmeddelande. Inloggningen är personlig och ska inte delas med andra.
  3. Huvudadministratören kan därefter logga in på er IdrottOnlinesida och direkt börja använda våra tjänster helt kostnadsfritt!
  4. Fyll i aktiveringsformuläret här.

Importera med importfil

Har din klubb ett befintligt medlemsregister som ni kan få ut i Excel-format? Då kan ni enkelt föra över hela detta register till IdrottOnline via en importfil.

Mall

Klicka här för att läsa hur du enkelt för över din klubbs register till IdrottOnline.

Support gällande IdrottOnline

För support går du in här. På www.idrottonline.se finns både manualer och utbildningsfilmer i IdrottOnline samt mycket annan bra information.

Organisationsnummer

I samband med Riksidrottsmötet 2009 beslutades att samtliga idrottsföreningar från och med den 1 januari 2011 ska ha ett organisationsnummer registrerat hos Skatteverket. Utan organisationsnummer riskerar klubben att uteslutas ur Svensk Idrott (Svenska Tennisförbundet och Riksidrottsförbundet). När föreningen fått ett organisationsnummer måste organisationsnumret registreras i IdrottOnline. Detta kan ni göra själva via er IdrottOnline-sida eller få hjälp med att göra av SvTF. Observera att ni först måste aktivera er IdrottOnline-sida innan ni kan registrera organisationsnumret.

Ansök om organisationsnummer

För de föreningar som inte har organisationsnummer finns blanketten ”Ansökan, Organisationsnummer för ideell förening” (SKV8400) på Skatteverkets webplats. Fyll i blanketten direkt på datorn, skriv ut den, skriv under blanketten och skicka in den till föreningens lokala skattekontor. Av blanketten framgår vilka handlingar som ska bifogas samt övrig information. Det är kostnadsfritt att ansöka om organisationsnummer.

Till ansökan ska bifogas bevittnade kopior av:

  • Stadgar.
  • Protokoll från konstituerande möte som visar att föreningen har bildats och antagit ett namn, att stadgar har antagits, att styrelse har valts och vilka som ingår i styrelsen.
  • Protokoll på vem/vilka som är firmatecknare.

Glöm inte att registrera ert nya organisationsnummer samt post-/bankgiro i IdrottOnline

Via SISU-Idrottsutbildarna kan du och din klubb få stöd i arbetet med IdrottOnline och utbildning i systemets olika delar. På SISU:s hemsida kan du söka efter de utbildningar som arrangeras i just ditt distrikt. Ta kontakt med ditt SISU-distrikt direkt om ni har specifika önskemål eller förfrågningar.

SISU Idrottsutbildarna